Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, til hvilke formål vi indsamler dine personoplysninger, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine personoplysninger og hvor længe vi opbevarer oplysninger om dig.
Personoplysningerne som du giver til os og/eller som vi indsamler om dig, kan variere afhængig af dit forhold og/eller tilknytning til foreningen. Denne privatlivspolitik fortæller hvordan vi behandler oplysninger om dig, der tilhører en eller flere af følgende kategorier:
- Medlemmer
- Deltagere i arrangementer og aktiviteter
- Bidragsydere eller potentielle bidragsydere
- Samarbejdspartnere og leverandører
- Frivillige
- Kunder
- Hjemmesidebesøgende
- Øvrige personer
Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og på et lovligt grundlag. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller så vidt muligt, når du beder os om det.
Vi er ansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger
Foreningen Blindmotion er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Kontaktoplysninger
Hvis du har spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger eller udnyttelsen af dine rettigheder, kan du altid kontakte foreningens data-kontaktperson på::
Behandling af personoplysninger
Afhængig af hvilken type af tilknytning du har til os, er vi forpligtede til at behandle dine personoplysninger i sådan et omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, opfylde vores aftale med dig og leve op til de forpligtigelser, vi har som forening. Når vi behandler dine personoplysninger, har vi et eller flere formål. Vi behandler derfor ikke dine oplysninger, hvis vi ikke kan fortælle dig, hvorfor vi har brug for disse. Udover at fortælle dig om, hvilke formål vi har, skal vi også fortælle dig om hvilke oplysninger, vi behandler om dig, for at opfylde vores formål.
Derfor kan du i nedenstående læse om, hvilke formål vi har med behandlingen og hvilke oplysninger vi behandler om dig. For at gøre det så overskueligt som muligt, har vi inddelt nedenstående i afsnit, som henvender sig til den/de grupper, du tilhører. Hvis du er i tvivl om din tilknytning(er), er du altid velkommen til at kontakte os.
Medlemmer
Formål med behandlingen
Er du medlem hos Blindmotion eller potentielt medlem, anvender vi dine personoplysninger til at:
- kontakte dig om dit mulige medlemskab af foreningen
- kunne administrere dit medlemskab, herunder håndtere dine rettigheder (f.eks. på generalforsamlingen) og forpligtelser (f.eks. betaling af kontingent) som medlem af foreningen og i øvrigt opfylde vores aftale med dig.
- Sende og kontakte dig med nødvendig information om dit medlemskab, oplysninger om foreningens arbejde og resultater, samt markedsføringsmateriale (inden for rammerne af den til enhver tid gældende lovgivning)
- kunne administrere dine kontingenter
- kunne drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op derpå
- kunne overholde foreningens retlige forpligtigelser, f.eks. vedrørende bogføring og regnskab
Kategorier af personoplysninger
Når du er medlem, behandler vi almindelige personoplysninger om dig, f.eks. navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, fødselsdato, indmeldelsesdato, kontingentbetalinger mv.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Oplysninger opbevares så længe du er medlem af Blindmotion, hvorefter oplysninger som ikke skal opbevares ifl. bogføringsloven slettes senest 12 måneder efter udgangen af udmeldelsesåret.
Regnskabsmateriale som skal opbevares ifl. bogføringsloven opbevares i 5 år plus indeværende år fra din sidste kontakt med foreningen.
Deltagere i arrangementer og aktiviteter
Formål med behandlingen
Når du deltager i arrangementer og aktiviteter afholdt af Blindmotion behandler vi dine personoplysninger til at:
- registrere og administrere din deltagelse i arrangementer og aktiviteter
- koordinere og kommunikere med dig om arrangementer og aktiviteter
- koordinere med medarrangører, samarbejdspartnere og leverandører tilknyttet arrangementet og/eller aktiviteten, f.eks. ved deling af deltagerliste og øvrige oplysninger efter behov
- evaluere arrangementer og aktiviteter efter afholdelse
- promovere foreningen overfor (potentielle) bidragsydere, medlemmer og øvrige interessenter
- kunne overholde foreningens retlige forpligtigelser, f.eks. vedrørende bogføring og regnskab
Kategorier af personoplysninger
Hvis du deltager i et af foreningens arrangementer eller aktiviteter behandler almindelige personoplysninger om dig, f.eks. navn, adresse, telefonnummer, mailadresse og fødselsdato. Efter behov kan disse oplysninger også inkludere oplysninger om særlige diæter og særlige hensyn og behov.
I nogle tilfælde vil behandlingen også omfatte billeder taget fra foreningens arrangementer eller aktiviteter.
Som udgangspunkt behandler vi ikke særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger). Foreningen behandler dog i nødvendigt omfang oplysninger om dig der anses for helbredsoplysninger, f.eks. oplysninger om synshandicap, diæter eller særlige hensyn og behov, hvis det er nødvendigt i forbindelse med din deltagelse. Tilsvarende kan vores behandling af oplysninger om diæter anses for behandling af oplysning om religiøs eller filosofisk overbevisning hvis denne overbevisning kan udledes af.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Oplysninger opbevares indtil arrangementet eller aktiviteten er afsluttet, hvorefter oplysninger som ikke skal opbevares ifl. bogføringsloven som udgangspunkt slettes senest 6 måneder derefter.
Dog opbevares visse oplysninger, så længe de er relevante for foreningens promovering overfor (potentielle) bidragsydere, medlemmer og øvrige interessenter af eller i øvrigt har en historisk værdi, f.eks. hvor disse oplysninger indgår i foreningens nyhedsbrev.
Regnskabsmateriale som skal opbevares ifl. bogføringsloven opbevares i 5 år plus indeværende år fra din sidste kontakt med foreningen.
Bidragsydere eller potentielle bidragsydere
Formål med behandlingen
Som bidragyder eller potentiel bidragsyder, anvender vi dine personoplysninger til at:
- kunne registrere og administrere dine bidrag
- sende dig nødvendig information om dit/dine bidrag
- kunne kommunikere med dig, herunder ved udsendelse af nyhedsbreve, markedsføringsmateriale og øvrigt kommunikationsmateriale, forudsat det er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning
- at kunne administrere og overholde kontrakter med dig
- kunne overholde foreningens retlige forpligtigelser, f.eks. vedrørende bogføring og regnskab
Kategorier af personoplysninger
Som bidragsyder eller potentiel bidragsyder behandler vi almindelige personoplysninger om dig, f.eks. navn, adresse, titel, bidragsbeløb, telefonnummer, mail og registrerings- og kontonummer.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Oplysninger om bidragsydere som skal bruges i regnskabsmateriale opbevares i 5 år indeværende år fra din dit sidste bidrag.
Oplysninger om bidragsydere og potentielle bidragsydere så længe de er relevante for Blindmotions markedsføringsformål og indsamlingsindsats.
Øvrige oplysninger om bidragsydere og potentielle bidragsydere slettes senest efter 6 måneder.
I det tilfælde, at du har frabedt dig at modtage markedsføringsmateriale eller blive kontaktet af Blindmotion i det hele taget, gemmer vi dine oplysninger på ubestemt tid, så vi kan tage hensyn til dit ønske. Såfremt du giver et bidrag efter afmelding, så behandler vi igen dine data som anført ovenfor.
Samarbejdspartnere og leverandører
Formål med behandlingen
Som ekstern samarbejdspartner eller leverandør anvender vi dine personoplysninger til at:
- Kommunikere med dig vedrørende igangværende og fremtidigt samarbejde
- Indgå, administrere og vedligeholde vores samarbejde og/eller aftaler med dig
Kategorier af personoplysninger
Som ekstern samarbejdspartner eller leverandør behandler vi almindelige personoplysninger om dig, f.eks. identifikations- og kontaktoplysninger, herunder navn, arbejdsgiver, titel, adresse, telefonnumre og e-mailadresse.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Oplysninger om samarbejdspartnere og leverandører opbevares så længe det er relevant for relationen til leverandør hhv. samarbejdspartner og/eller for etablering, fastsættelse eller forsvar af eventuelle retskrav.
Frivillige
Formål med behandlingen
Som frivillig i foreningen, anvender vi dine personoplysninger til at:
- kunne kommunikere med dig og administrere din relation til foreningen
- koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen
kunne udbetale eventuelle transport- og rejsegodtgørelser, refusioner eller lignende
- kunne overholde foreningens retlige forpligtigelser, f.eks. til indhentelse af børneattester
- promovere foreningen overfor (potentielle) bidragsydere, medlemmer og øvrige interessenter
- kunne overholde foreningens retlige forpligtigelser, f.eks. vedrørende bogføring, regnskab og indhentelse af børneattester
Kategorier af personoplysninger
Som frivillig behandler vi almindelige personoplysninger om dig, herunder identifikations- og kontaktoplysninger, f.eks. navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, samt kontooplysninger.
I øvrigt behandler vi oplysninger om din tilknytning til foreningen, herunder eventuelle præferencer for dit frivillige arbejde og relevante erfaringer og kompetencer, samt oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen.
I nogle tilfælde kan behandlingen også omfatte billeder taget fra foreningens arrangementer eller aktiviteter.
Herudover behandler foreningen oplysninger om CPR-numre og strafbare forhold, f.eks. med henblik på indhentelse af børneattest.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Oplysninger opbevares indtil de er forældede eller det frivillige arbejde er ophørt, hvorefter oplysninger som ikke skal opbevares ifl. bogføringsloven som udgangspunkt slettes senest efter 6 måneder.
Dog opbevares visse oplysninger så længe de er relevante for foreningens promovering overfor (potentielle) bidragsydere, medlemmer og øvrige interessenter af eller i øvrigt har en historisk værdi, f.eks. hvor disse oplysninger indgår i foreningens nyhedsbrev.
Regnskabsmateriale som skal opbevares ifl. bogføringsloven opbevares i 5 år plus indeværende år fra din sidste kontakt med foreningen.
Kunder
Formål med behandlingen
Hvis du handler i vores webshop, booker et foredrag eller i øvrigt handler med foreningen, anvender vi dine personoplysninger til at
- kommunikere med dig og svare på eventuelle spørgsmål
- levere din vare eller ydelse og i øvrigt overholde vores aftale med dig
- administrere dit kundeforhold
Kategorier af personoplysninger
Som kunde behandler vi almindelige personoplysninger om dog, f.eks. navn, telefonnummer, adresse og e-mailadresse.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi sletter som udgangspunkt oplysningerne senest 12 måneder efter udgangen af det år hvor du sidst var i kontakt med os.
Afhængig af de konkrete omstændigheder kan oplysningerne dog opbevares i kortere eller længere tid.
Hjemmesidebesøgende
Formål med behandlingen
Når du besøger vores hjemmeside, behandles enkelte oplysninger automatisk for at du kan hente hjemmesiden fra serveren og optimere siden til din enhed.
Kategorier af personoplysninger
Hjemmesiden anvender såkaldte “session cookies”, som behandler oplysninger, som f.eks. IP-adresse, operativsystem, sprogindstilling, browsertype, udstyrstype, MAC-nummer (afhængig af udstyr) mv.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi opbevarer ikke oplysningerne, da vi kun anvender session cookies, hvilket betyder, at de forsvinder fra din computer, når du lukker din browser.
Øvrige personer
Formål med behandlingen
Hører du ikke til ovenstående grupper og henvender du dig til foreningen via mail, brev, telefon eller anden kommunikationsform, behandler vi dine oplysninger, for at kunne give dig et svar og håndtere din henvendelse efter behov.
Kategorier af personoplysninger
Når du henvender dig, behandler vi oplysningerne i din henvendelse. Det vil som udgangspunkt altid inkludere behandling af almindelige personoplysninger, f.eks. navn, telefonnummer, adresse og e-mailadresse.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi sletter som udgangspunkt oplysningerne senest 12 måneder efter udgangen af det år hvor du sidst var i kontakt med os.
Afhængig af de konkrete omstændigheder kan oplysningerne dog opbevares i kortere eller længere tid.
Modtager vi oplysninger som vi ikke har hjemmel til at behandle, slettes disse hurtigst muligt efter konstatering heraf.
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder til oplysningerne, som f.eks.:
- familie, venner, ledsagere eller andre der bistår dig
- din arbejdsgiver
- vores samarbejdspartnere eller leverandører
- offentlige myndigheder, som politiet, skattestyrelsen, CPR-registeret mv.
- offentligt tilgængelige kanaler, som sociale medier, hjemmesider mv.
Hvorfor må vi behandle dine personoplysninger? (retsgrundlag)
I det omfang vi behandler dine personoplysninger, sker det altid på et lovligt grundlag. Grundlag for behandlingen afhænger af de konkrete oplysninger og formålet med behandlingen.
Hvis du indgår en aftale med os, f.eks. aftale om medlemskab, deltagelse i aktiviteter og arrangementer, eller samarbejds- og leverandøraftaler, behandler vi dine oplysninger med henblik på at opfylde vores aftale og behandlingsgrundlaget findes i disse tilfælde i art. 6, stk. 1, litra b i databeskyttelsesforordningen, i det omfang behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.
I andre tilfælde behandler vi dine personoplysninger fordi, at vi har en retlig forpligtigelse der nødvendiggør behandlingen, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1 litra c. Det kan f.eks. være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Det kan ligeledes være i forbindelse med indhentelse af børneattester på frivillige eller ansatte, der er i direkte kontakt med børn og unge under 15 år.
Vi behandler i øvrigt almindelige personoplysninger om dig ud fra vores legitime interesser i at forfølge de ovenfor angivne formål, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f. Herunder, foreningens interesse i at kunne administrere din og andres tilknytning til foreningen, promovere foreningen med henblik på at værge og bibeholde øvrige medlemmer og bidragsydere, og generelt fremme motion, bevægelse og idræt for personer med synshandicap.
Såfremt du er medlem, tidligere medlem eller du, på grund af foreningens formål, er i regelmæssig kontakt med os, sker eventuel behandling af særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger), som led i foreningens legitime aktiviteter, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra d, idet vi er et organ, som ikke arbejder med gevinst for øje, og idet vores sigte er at fremme motion, bevægelse og idræt for personer med synshandicap.
Hvis du ikke er medlem, tidligere medlem og ikke er i regelmæssig kontakt med os, kan vi behandle særlige kategorier af personoplysninger herunder helbredsoplysninger, hvis du selv har offentliggjort oplysningerne jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra e.
Vores behandling af oplysninger om strafbare forhold, f.eks. ved indhentelse af børneattest sker i henhold til databeskyttelsesforordningens art. 10.
Endelig behandler vi i sjældne tilfælde dine oplysninger på baggrund af dit samtykke jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a og 9, stk. 2, litra a.
Særligt om samtykke
Når vi behandler oplysninger om dig, sker det som udgangspunkt på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, har det virkning fra tidspunktet for tilbagetrækningen, men påvirker ikke lovligheden af vores tidligere behandling.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive det pågældende samtykke. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder eller værge.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Særligt om billeder
Til illustration af foreningens arbejde, aktiviteter, resultater og historie, benytter Blindmotion billeder i forbindelse med orientering af medlemmer, bidragsydere og øvrige interessenter, samt promovering overfor potentielle medlemmer og bidragsydere mv. For eksempel kan vi inkludere billeder i nyhedsbreve, opslag på sociale medier, på vores hjemmeside og andet markedsføringsmateriale.
Som udgangspunkt kræver det ikke samtykke for os at offentliggøre situationsbilleder taget under udfoldelse af foreningens aktiviteter eller arrangementer, da vi har en legitim interesse heri. Vi tilstræber dog altid at sikre dit samtykke.
Skulle du ikke have lyst til offentliggørelse af foto/video, eller er der et billede du ønsker fjernet, kan du altid rette henvendelse til os. Så vil vi så vidt muligt fjerne det. Har du givet samtykke kan du også altid trække dit samtykke til at behandle dine data tilbage.
Se i øvrigt datatilsynets vejledning om brug af billeder på internettet.
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi deler dine personoplysninger med leverandører og samarbejdspartnere, i det omfang det er nødvendigt for at kunne planlægge og afholde arrangementer og aktiviteter hvortil du er tilmeldt.
Vi deler dine personoplysninger med andre, som bistår os med at håndtere behandlingen af dine oplysninger og administration af din tilknytning til os, herunder f.eks. hosting af it-systemer mv. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores databehandlere som hoster vores it-systemer, udsender kommunikationsmaterialer og bistår i anden administrativ sammenhæng, som f.eks. banker, forsikringsselskaber, revisorer og advokater.
I øvrigt deler vi dine oplysninger med parter, som vi er forpligtede til at dele dine oplysninger med herunder offentlige myndigheder som f.eks. politiet eller skattestyrelsen.
Vi overfører ikke dine oplysninger uden for EU’s grænser.
Dine rettigheder
Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. databeskyttelsesforordningen en række rettigheder – på de vilkår og med de undtagelser, der følger af lovgivningen:
- Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
- Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
- Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til rettelse)
- Du har i særlige tilfælde ret til at få oplysninger om dig slettet, inden tidspunktet for vores almindelige sletning (retten til sletning)
- Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser (retten til begrænsning af behandling).
- Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring (retten til dataportabilitet).
- Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, herunder mod at dine oplysninger anvendes til direkte markedsføring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.
Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Revision af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også tidspunkt øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
